Kto może załatwić sprawę?

1. Osoba, której dotyczy zagraniczny akt stanu cywilnego.
2. Wnioskodawca może ustanowić pełnomocnika. Pełnomocnictwo pisemne. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.

Termin załatwienia sprawy

Niezwłocznie – każda sprawa będzie rozpatrywana indywidualnie, po zebraniu niezbędnej dokumentacji.

Wymagane dokumenty

1. Wypełniony:

- "Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu urodzenia"

- "Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu małżeństwa"

- "Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu zgonu"

2. Oryginał aktu zagranicznego lub jego kserokopia potwierdzona przez organ który posiada oryginał dokumentu, lub przez polską placówkę konsularną, wraz z tłumaczeniem przysięgłym. Nie wymagają tłumaczenia akt wydany na druku wielojęzycznym (z krajów UE).
3. Pełnomocnictwo - jeżeli sprawa załatwiana jest przez pełnomocnika. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju.
4. Dokumenty stwierdzające tożsamość (ważny dowód osobisty lub paszport),
5. Dowód opłaty skarbowej.

Opłaty

1. Za wydanie odpisu zupełnego po wpisaniu aktu zagranicznego - 50 zł
2. Za wydanie odpisu zupełnego po sprostowaniu/uzupełnieniu/odtworzeniu aktu - 39zł
3. W przypadku działania przez pełnomocnika: 17 zł (od każdego stosunku pełnomocnictwa).
4. Zwolnione z opłaty skarbowej są m.in. dokumenty stwierdzające udzielenie pełnomocnictwa oraz jego odpis, wypis lub kopia; poświadczone notarialnie lub przez uprawniony organ, upoważniające do odbioru dokumentów oraz pełnomocnictwa udzielone: małżonkowi, wstępnym, zstępnym lub rodzeństwu
5. Opłaty należy dokonać przed dołączeniem pełnomocnictwa do akt sprawy.
6. Wpłat z tytułu opłaty skarbowej dokonywać można w kasie urzędu lub przelewem na rachunek bankowy

Urząd Gminy Łubniany
BS Łubniany 28 8897 0004 2001 0000 0257 0002

(a dla osób dokonujących wpłat z zagranicy:
Kod-SWIFT: POLUPLPR

Nr IBAN: PL 28 8897 0004 2001 0000 0257 0002.

Załatwianie sprawy bez konieczności wizyty w urzędzie

Wniosek i opłatę skarbową można złożyć osobiście w USC lub korespondencyjnie. Wniosek winien zawierać nr PESEL wnioskodawcy. Można ustanowić pełnomocnika – pełnomocnictwo pisemne. Strona zamieszkała za granicą, jeśli nie ustanowiła pełnomocnika zamieszkałego w kraju jest obowiązana wskazać pełnomocnika do doręczeń w kraju. Przebywający za granicą wniosek o wpisanie zagranicznego  aktu stanu cywilnego mogą złożyć w polskim konsulacie.

Tryb odwoławczy

Od  decyzji organu gminy  przysługuje odwołanie do miejscowo właściwego wojewody.

Dodatkowe informacje

1. Akt stanu cywilnego sporządzony za granicą może być wpisany do rejestru stanu cywilnego na wniosek osoby lub z urzędu.
2. Transkrypcja zagranicznego aktu polega na wiernym przepisaniu jego treści, uwzględniając tyko te dane które przewiduje prawo polskie. Natomiast akt, który nie zawiera wszystkich danych wymaganych przez prawo polskie, ma zmniejszoną moc dowodową. Taki akt może być uzupełniony lub sprostowany na wniosek strony.
3. Transkrypcja aktu zagranicznego to czynność materialno-techniczna wybranego kierownika USC.
4. Nie można transkrybować aktu zagranicznego, który wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności, zawiera poprawki, skrobania  jest zniszczony, nieczytelny.
5. Nie jest również dopuszczalne, aby transkrybować ten sam akt dwukrotnie w na terenie tego samego kraju.
6. Transkrypcji można dokonać bez względu na to, czy osoba, której akt dotyczy, jest obywatelem polskim czy cudzoziemcem. Zagraniczny akt można wpisać bez względu na jego datę wystawienia i datę zdarzenia którego akt dotyczy. Prawo polskie nie przewiduje obowiązku wpisu aktu zagranicznego.

Podstawa prawna

1. Ustawa z dnia 28.11.2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego (Dz.U.2014.1741)
2. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 09.02.2015 r. w sprawie sposobu prowadzenia rejestru stanu cywilnego oraz akt zbiorowych rejestracji stanu cywilnego (Dz.U.2015 poz. 225)
3. Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z dnia 29.01.2015 r. w sprawie wzorów dokumentów wydawanych z zakresu rejestracji stanu cywilnego (Dz.U.2015 poz. 194)
4. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r., poz. 267, t.j.)
5. Ustawa z dnia 16.11.2006 r. o opłacie skarbowej (Dz.U.2014.1628 tj. z  późn. zm.)

Formularz do pobrania

1. Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu urodzenia
2. Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu małżeństwa
3. Wniosek o wpisanie do rejestru stanu cywilnego zagranicznego aktu zgonu